Introdução:

 

Diz-se que a reunião ideal é a de duas pessoas- com a ausência de uma. Se existe alguma coisa na vida dos negócios que seja uma  idéia indesejável – trata-se certamente das reuniões.

 

Contudo, as reuniões são uma parte importante das comunicações organizacionais, das consultas, dos debates e do processo  decisório. Precisamos delas e precisamos tirar delas o melhor proveito.  Mas  não precisamos de muitas reuniões, nem de reuniões excessivamente longas ou acima de tudo, de reuniões que não sejam construtivas. Precisamos de reuniões eficazes – mas elas não acontecem por acaso. Quando se supõe que, por alguma lei profunda de reuniões temos de agüentar as más para conseguir ocasionalmente alguma  proveitosa, nada se fará para criar uma cultura de reuniões eficazes. Todos numa organização precisam trabalhar ativamente para isto. O

papel de cada um é importante, quer esteja  dirigindo uma reunião, quer  participando dela.

 

Nas reuniões existem princípios e técnicas envolvidos. Não é uma causa perdida. É  uma área em que algumas reflexões, e talvez também um pouco de disciplina e de hábitos corretos. Produzem maravilhas. As reuniões não apenas podem ser construtivas, elas têm que ser construtivas.   O tempo é simplesmente um recurso muito valioso para permitir que seja desperdiçado em reuniões ineficazes.

A maioria das organizações tem muitas outras coisas que precisam ser feitas – e coisas importantes.   

Texto : Como fazer reuniões produtivas – Você S.A- Ed. Nobel - 2002

 

 

1.Conceitos:  Significa o esforço cooperativo. São pessoas que buscam soluções para os problemas, através do planejamento, organização e controle.

 

2.Por que fazer reunião?

Para se alcançar aceitação de uma idéia e/ou decisão.

Melhorar a performance de sua equipe de trabalho.

Promover mudanças de conhecimentos, habilidades ou atitudes .

Melhorar a comunicação.

Motivar.

Resolver os problemas.

Mostrar as novidades

Reconciliar conflitos

Obter feeback

 

3.Fases da Reunião:

 

3.1 -Tipos de Reunião

 

• Ordinárias : Previstas no calendário da empresa, em dia e local previamente determinados

• Extraordinárias:como o próprio nome indica, surgem em decorrência de fatos imprevistos na empresa.

• Seminário: exposição verbal  feita para pessoas colocadas no mesmo plano de igualdade. Participantes devem ter conhecimento prévio assunto

• Painel: é composto de 2 grupos – um que assiste e outro que expõe um tema a ser debatido

• Mesa  redonda: reunião preparada e conduzida por um coordenado, orientando a discussão para que ela se mantenha  em  torno do tema principal. Os participantes são divididos em 02      grupos: defesa e ataque

• Simpósio: reunião de alto nível, que conta com a participação de especialistas

• Conferência: o expositor é colocada em um plano elevado e durante um tempo limitado fala sobre determinados assuntos

• Congresso:reunião de pessoas para discutirem assuntos de ordem nacional e internacional.

• Informativas: ´apresentação de fatos ou informações por parte de um dos participantes. Os  demais poderão ter a  participação ativa ou passiva.

• Avaliação:são medidas corretivas ou acertos sugeridos quando existem desvios dos rumos previamente decididos.

• Palestras: Apresentação de um tema  do  palestrante para um público especifico,  transmitindo  informações, emoções > o ambiente é organizado na forma de auditório  e não há limite  de público, podendo ser aberta ou fechada. Dura em média 2 horas  sendo o ideal  uma hora e meia.

• Treinamento: aulas usando o método formais de educação. O ambiente é de sala de aula e a duração  pode ser de dois ou mais dias  limitando a 3 horas de duração.

 

 

3.3 –Preparação:

 

Planejamento:

Todos os participantes foram avisados a tempo?

Ambiente oferece boas condições?

Detalhes de instalações elétricas ( luz, ar condicionado  etc.)

Quais os equipamentos que serão utilizados?

Quais as pessoas designadas para trabalhar?

Todos estão a postos?

Serviço de copa – (bandejas, café, suco, leite, xícaras, copos, água, açúcar, adoçante, guardanapos, biscoitos etc...)

Material que o executivo irá usar está pronto?

 

Importância das pessoas:

A tarefa é reunir o grupo  certo de uma forma bem pensada, combinando perícia com o tópico a ser discutido. O objetivo é das pessoas  trazerem propostas efetivas para as tomadas de decisões.

Os convidados não são  locais.

Há necessidade de acomodação na cidade?

Antecedência de agendamento

data da realização

disponibilidade dos participantes

forma de convite

informar pauta com antecedência

confecções dos crachás

confirmação da presença

 

Ambiente físico:

Tudo – até mesmo a sala – age de forma a influir sobre o andamento da reunião.

Local da reunião – dentro ou fora da empresa?

Lugares previamente determinados?

Limpeza da área

Luminosidade adeguada

Acústica

Acesso à sala

Tamanho da sala

Mesas e cadeiras em número suficiente

 

Equipamentos e Materiais:

• Próprio ou alugado
• Retroprojetor
• Slides
• Computador, projetor, data show - LCD
• Quadro magnético,
• Pincel atômico, apagador
• Tv, vídeo, som, microfones

 

Outras providências:

Que tipo de reunião acontecerá: interna ou externa? Palestras, assembléia,  conferência, simpósio etc...

Quem participará e qual a finalidade/quais os objetivos estabelecidos

Quais os assuntos a serem tratados?

Precisa preparar documentos para distribuição?

Quem será o responsável pelas providências após reunião ( exemplo  gerenciamento de algum projeto, ações que foram determinadas etc...)? 

 

3.4- Condução :

Conduzir reuniões é uma habilidade gerencial. Habilidade de como trabalhar em equipes, solucionar conflitos e tomar decisões. Trata-se  de um papel importante, pois o condutor deverá:

• Unir: criar condições para que todos falem

• Concentrar : ficar alerta. Informar, explicar e provocar feedback. Fazer o grupo  crescer e interagir.

• Mobilizar: encontrar soluções para o problema, com a contribuição do grupo.

 

 

O papel do Profissional em Secretariado na reunião deverá ter as seguintes atitudes:

• Discrição,
• Sigilo,
• Presteza,
• Atenção,
• Eficácia.

 

O papel do condutor da reunião. Ele  deverá saber:

• Dirigir,
• Motivar,
• Treinar,
• Delegar,
• Gratificar

 

Elementos que garantem  uma reunião proveitosa:

1. Saber convocar as pessoas  certas,
2. elaborar a pauta,
3. elaborar uma agenda de reunião,
4. administrar o tempo,
5. definir regras,
6. ter poder de análise,
7. ser imparcial,
8. ter firmeza ,
9. estimular a discussão,
10. conduzir o rumo da reunião,
11. encorajar  a tomada de decisão,
12. avaliar os resultados,
13. auxiliar  as manifestações de idéias,
14. criar e sustentar  o clima de cordialidade ,  
15. avaliação final.
16. 
    

Problemas operacionais:

1. Desvio do assunto,
2. atraso no início e  no término da reunião,
3. falta de definição do público participante,
4. falta de  definição  de prioridades nas discussões  dos assuntos
5. Falta de objetividade da pauta
6. Falta de estabelecimento de regras para funcionamento.